Adresspflege – Eine wichtige Säule in der Mandatsbearbeitung
Dubletten vermeiden und bereinigen
Jeder kennt es: doppelte Adressen in der Adressverwaltung. Es gibt viele Gründe, wie es dazu kommt. Oftmals wird bei der Adressen- oder Aktenanlage nicht darauf geachtet, ob es bereits eine entsprechende Adresse gibt. Vielfach ist es so, dass nicht bekannt ist, wie man genau dies prüfen kann.
In jeder Kanzlei kommen Dubletten vor. Ob Sie diese per Hand durch die Funktion „Liste ähnlicher Adressen“ in RA-MICRO herausfiltern und bereinigen oder ob Sie eine Software einsetzen, die Sie bei der Löschung und der Ersetzung unterstützt, hängt wesentlich von der Anzahl der Dubletten ab. Wir helfen Ihnen natürlich gerne, die für Sie passende Maßnahme zu ergreifen. Und auch die entsprechende Software können Sie über uns erwerben.
Aktenanlage
W
enn Sie in RA-MICRO eine Akte anlegen, legen Sie auch die entsprechenden Beteiligten dazu an. In dem Feld des jeweiligen Beteiligten, das mit „Adressnummer“ überschrieben ist, können Sie auch nach Nachnamen suchen, indem Sie die ersten drei oder vier Buchstaben des jeweiligen Nachnamens in das Feld tippen und dann die ENTER-Taste betätigen.
Wenn dieser (Nach-)Name im Adressbestand bereits vorhanden ist, wird Ihnen – sollten mehrere Namen vorhanden sein – eine Auswahlliste geöffnet, aus der Sie den bestehenden Eintrag mit Doppelklick wählen können oder es wird gleich die korrekte Adressnummer in dem Feld eingetragen, sollte es nur einen Namen dieser Art im Adressbestand geben.
Art der Adressanlage
Sie kennen sicher Soldan, den Spezialisten für Fachliteratur und Bürobedarf? Wie würden Sie die Adresse in Ihrem Bestand suchen, mal angenommen, Soldan ist Ihre Mandantin? Sicherlich unter „Soldan“, richtig? Ist die Adresse jedoch – korrekt – so angelegt, wie der Firmenname lautet, werden Sie die Adresse nicht finden. Der Firmenname lautet nämlich Hans Soldan GmbH und wäre auch so unter „Nachname“ im Adressfeld zu speichern. Eine Firma hat keinen Vornamen.
Es ist also wichtig, dass jeder, der in Ihrer Kanzlei die Adressdaten bearbeiten darf, weiß, wie Adressen anzulegen sind. Natürlich steht es Ihnen frei, intern die Regel auszugeben, dass die Firmen, die einen üblichen Rufnamen wie z. B. Soldan oder Beck haben, entsprechend zu speichern. Das muss dann aber ebenfalls jeder in der Kanzlei wissen und umsetzen.
Wenn Sie sich zum Thema Firmenadressen noch einmal in RA-MICRO einlesen möchten, klicken Sie in das umfangreiche Wiki von RA-MICRO, dass zu jedem Thema ausführliche Texte und Hilfen bereit hält.
Ist die Adresse postalisch korrekt?
Wussten Sie, dass Sie in RA-MICRO kostenfrei prüfen können, ob eine Anschrift postalisch korrekt ist? Nein? Dann probieren Sie das doch gleich einmal aus. Voraussetzung ist, dass für Ihren Benutzer in der Benutzerverwaltung die kostenfreien rmo-Zugangsdaten hinterlegt sind. Wenn Sie noch über keine Daten verfügen, können Sie diese hier beantragen.
Rufen Sie das Adressfenster auf, wählen eine bestehende Adresse und klicken Sie im unteren Bereich auf die Lupe. In dem sich dann öffnenden Fenster wählen Sie die ABIS Adress-Formprüfung, die für Sie völlig kostenfrei ist.
Die weiteren Abfragemöglichkeiten sind kostenpflichtig, die jeweiligen Kosten werden Ihnen einmal monatlich in einer Summe berechnet und von Ihrem Konto abgebucht. Selbstverständlich können Sie in der Benutzerverwaltung von RA-MICRO festlegen, ob ein Mitarbeiter diese kostenpflichtigen Anfragen durchführen darf.
Pflege von Adressen
Sie haben jetzt festgelegt, wie in Ihrer Kanzlei Adressen zu speichern sind. Prima! Das ist der erste Schritt zu einer entspannten Mandatsbearbeitung, zumindest hinsichtlich der Kontaktdaten. Adressen leben jedoch, Mandanten/Gegner ziehen um, heiraten, lassen sich scheiden. Die Kontaktdaten ändern sich.
Bitte legen Sie keine neue Adresse an, sondern ändern die bestehende Adresse. Es wird automatisch eine Historie zu der Adresse angelegt, die Sie darüber informiert, wer wann in welchen Bereichen die entsprechende Adresse geändert hat.
Sie finden die Historie im Adressfenster in der oberen Leiste, wenn Sie eine 
Adressnummer aufgerufen haben, unter dem geöffneten Buch:
Sie sehen, wer wann die Adresse neu angelegt und ggf. geändert hat und können bei der entsprechenden Person noch einmal nachhaken, sollte etwas nicht korrekt gespeichert sein.
Sie möchten mehr wissen? Kein Problem!
Nehmen Sie sich die Zeit, sich mit diesem grundlegenden wichtigen Thema gut auseinanderzusetzen, damit es zukünftig in Ihrem Adressbestand keine doppelten oder falschen Adressen mehr gibt. In dem Wiki von RA-MICRO finden Sie auch zum Thema Adressen umfangreiche Informationen, sei es, wie z. B. Firmenadressen korrekt gespeichert werden oder unterschiedliche Namen innerhalb einer Adresse angelegt werden können. Klicken Sie auf das Wiki für mehr Informationen.
Hilfe benötigt?
Bei der Umsetzung in Ihrer Kanzlei unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne, bitte nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf.
Links für den Kanzleialltag
Welche Links nutzen Sie, um Ihren Kanzleialltag einfacher zu gestalten?
Es gibt im Internet eine Vielzahl von Webseiten, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern. Die Erfahrung zeigt, dass eine gründliche Akten- und Adresseingabe bei Anlage der Akte Zeit in der Mandatsbearbeitung spart.
Wenn Sie zukünftig etwa fünf Minuten mehr Zeit benötigen, um etwa die Adressen der Beteiligten zu überprüfen und zu korrigieren oder eine Abrechnung korrekt zu erstellen, wird Ihnen das in der Mandatsbearbeitung selbst später zu Gute kommen, sei es durch den Gewinn von Zeit, weil eben keine Adressdaten nachrecherchiert werden müssen oder durch den Mehrumsatz, weil durch ordentliche Recherche mehr aus dem RVG herausgeholt werden konnte.
Nachfolgend geben wir Ihnen ein paar Links an die Hand, die wir selbst im Laufe unserer Tätigkeiten schätzen gelernt haben:
www.rechtsanwaltsregister.org
Gerade jetzt stellen viele Kanzleien fest, dass die Adresspflege und Aktenpflege das A und O einer organisierten Kanzlei ist. In den Adressen der anwaltlichen Beteiligten zum Beispiel müssen jetzt SAFE-IDs nachgepflegt werden, damit die aktive Nutzung von beA (dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach) reibungslos klappt. In RA-MICRO ist dies mit einer Verknüpfung zu der beA-Suche gelöst; wer jedoch separat suchen möchte, kann dies auch.
Unter www.rechtsanwaltsregister.org befindet sich das bundesweite amtliche Anwaltsverzeichnis. Durch Eingabe von mindestens zwei Suchbegriffen erfahren Sie hier, wo der gegnerische Kollege seinen Sitz hat und können die aktuellen Kontaktdaten inklusive SAFE-ID entnehmen und in Ihr Adressverzeichnis speichern.
In RA-MICRO geschieht dies über die beA-Schaltfläche im Adressfenster. Da es jedoch keine Kanzleipostfächer in beA gibt, müssen Sie den jeweiligen Kollegen bitte als Ansprechpartner in der jeweiligen Adresse der Kanzlei aufnehmen.
www.unternehmensregister.de
Das Unternehmensregister ist die zentrale Plattform für die Speicherung von Unternehmensdaten. Hier können Sie kostenlos und ohne Registrierung nach allen wichtigen veröffentlichungspflichtigen Daten über Unternehmen suchen und haben Zugriff auf das elektronische Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister. Wenn Sie also eine Firmenadresse in RA-MICRO anlegen lohnt sich ein Blick in das Unternehmensregister, um die entsprechenden Vertretungsbefugnisse in der Adresse korrekt hinterlegen zu können.
www.insolvenzbekanntmachungen.de
Wichtig, wenn Sie für einen Mandanten oder in eigener Sache ein Mahnverfahren bzw. die Zwangsvollstreckung durchführen möchten. Sie sollten vorher prüfen, ob ein Insolvenzverfahren gegen die Person eingeleitet wurde, um ggf. Kosten zu vermeiden.
www.justiz.de
Benötigen Sie Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr, Formulare etc.? Dann werden Sie auf justiz.de fündig. In RA-MICRO sind bereits viele Formulare integriert, so zum Beispiel der Beratungshilfeantrag oder die Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse. Sie finden diese in dem WDM-Datenmanager von RA-MICRO. Bei erstmaliger Nutzung müssen diese Formulare einmal importiert werden. Wir sind Ihnen dabei gerne behilflich, bitte sprechen Sie uns an.
www.foreno.de
Unter Foreno.de tummeln sich Rechtsanwaltsfachangestellte, Notarfachangestellte und auch Juristen. Das Wissen, das dort vertreten ist, hilft, manch eine Abrechnung (aber nicht nur) korrekt zu erstellen und alles aus dem RVG herauszuholen. Auch zu anderen Themen, bei denen ReFa & ReNo Hilfe benötigen, tauschen sich Fachkräfte aus. Absolut empfehlenswert, wenn Sie einmal nicht weiter wissen. Voraussetzung ist eine kostenlose Registrierung bei dem Forum.
Das beA-Wiki (https://www.bea-brak.de/xwiki/bin/view/BRAK/)
beA – das besondere elektronische Anwaltspostfach – ist eine umfassende Webanwendung, bei der ein Anwender auch mal den Überblick verlieren kann. Hier greift das spezielle Wiki dem Benutzer unter die Arme. Gegliedert nach entsprechenden Bereichen bietet das Wiki eine gute Hilfe, wenn es bei beA mal klemmt. Auch mit Suchbegriffen können Sie hier arbeiten.
www.brak.de
Die Website der Bundesrechtsanwaltskammer bietet sowohl Berufsträgern als auch Auszubildenden Zugriff auf zum Beispiel Ausbildungsverträge oder den Ausbildungsrahmenplan.
www.nettolohn.de
Wer sich ausrechnen möchte, wie sich eine Gehaltserhöhung oder eine Gehaltsumwandlung auswirkt, ist bei nettolohn.de richtig. Durch Eingabe der entsprechenden Gehaltsdaten sehen Sie gleich, was Sie Netto erwarten können.
www.ra-micro.de/mediathek/
Viele Funktionen von RA-MICRO sind noch unbekannt in den Kanzleien. Für die kleine Fortbildung zwischendurch bietet sich die Mediathek von RA-MICRO an, in der Videos zu einzelnen Bereichen von RA-MICRO zur Verfügung stehen.
Kennen Sie noch weitere wichtige und interessante Links für den Kanzleialltag? Dann schreiben Sie uns: lemke@refa24.de oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
Neues Datenupdate von RA-MICRO
RA-MICRO hat am 19.11. erneut eine Vielzahl von SAFE-IDs in Justizadressen ergänzt bzw. aktualisiert. Ein extra Download ist nicht nötig, die Daten bekommen Sie automatisch.
Auch wurde der LHK-Index aktualisiert. Details zu dem Datenupdate können Sie direkt der Seite http://www.ra-micro.de/support entnehmen.
Für die Kunden, die noch kein SQL in der Adresshaltung nutzen, ein wichtiger Hinweis: Führen Sie die Namenslistenreorganisation in der Adressverwaltung durch. Wie das geht, haben wir anschaulich in unserem Blog beschrieben.
Selbstverständlich unterstützen wir Sie gerne bei der Durchführung, bitte nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir freuen uns auf Sie!
Datenupdate von RA-MICRO
Am 05.11.2018 wurde ein Datenupdate von RA-MICRO ausgerollt; Anwender, die über kein SQL verfügen, sollten nach dem Update die Namenslisten reorganisieren. Informationen zu den angepassten Daten: Datenupdate vom 05.11.2018
Namenslisten werden wie folgt reorganisiert:
- RA-MICRO starten
- Programmpunkt Adressen aufrufen
- Adressfenster aufrufen
- in der oberen Leiste des Adressfensters auf das Symbol für Extras klicken und dann Namenslisten reorganisieren auswählen
