Dubletten vermeiden und bereinigen

Jeder kennt es: doppelte Adressen in der Adressverwaltung. Es gibt viele Gründe, wie es dazu kommt. Oftmals wird bei der Adressen- oder Aktenanlage nicht darauf geachtet, ob es bereits eine entsprechende Adresse gibt. Vielfach ist es so, dass nicht bekannt ist, wie man genau dies prüfen kann.

In jeder Kanzlei kommen Dubletten vor. Ob Sie diese per Hand durch die Funktion „Liste ähnlicher Adressen“ in RA-MICRO herausfiltern und bereinigen oder ob Sie eine Software einsetzen, die Sie bei der Löschung und der Ersetzung unterstützt, hängt wesentlich von der Anzahl der Dubletten ab. Wir helfen Ihnen natürlich gerne, die für Sie passende Maßnahme zu ergreifen. Und auch die entsprechende Software können Sie über uns erwerben.

Aktenanlage

Wenn Sie in RA-MICRO eine Akte anlegen, legen Sie auch die entsprechenden Beteiligten dazu an. In dem Feld des jeweiligen Beteiligten, das mit „Adressnummer“ überschrieben ist, können Sie auch nach Nachnamen suchen, indem Sie die ersten drei oder vier Buchstaben des jeweiligen Nachnamens in das Feld tippen und dann die ENTER-Taste betätigen.

Wenn dieser (Nach-)Name im Adressbestand bereits vorhanden ist, wird Ihnen – sollten mehrere Namen vorhanden sein – eine Auswahlliste geöffnet, aus der Sie den bestehenden Eintrag mit Doppelklick wählen können oder es wird gleich die korrekte Adressnummer in dem Feld eingetragen, sollte es nur einen Namen dieser Art im Adressbestand geben.

Art der Adressanlage

Sie kennen sicher Soldan, den Spezialisten für Fachliteratur und Bürobedarf? Wie würden Sie die Adresse in Ihrem Bestand suchen, mal angenommen, Soldan ist Ihre Mandantin? Sicherlich unter „Soldan“, richtig? Ist die Adresse jedoch – korrekt – so angelegt, wie der Firmenname lautet, werden Sie die Adresse nicht finden. Der Firmenname lautet nämlich Hans Soldan GmbH und wäre auch so unter „Nachname“ im Adressfeld zu speichern. Eine Firma hat keinen Vornamen.

Es ist also wichtig, dass jeder, der in Ihrer Kanzlei die Adressdaten bearbeiten darf, weiß, wie Adressen anzulegen sind. Natürlich steht es Ihnen frei, intern die Regel auszugeben, dass die Firmen, die einen üblichen Rufnamen wie z. B. Soldan oder Beck haben, entsprechend zu speichern. Das muss dann aber ebenfalls jeder in der Kanzlei wissen und umsetzen.

Wenn Sie sich zum Thema Firmenadressen noch einmal in RA-MICRO einlesen möchten, klicken Sie in das umfangreiche Wiki von RA-MICRO, dass zu jedem Thema ausführliche Texte und Hilfen bereit hält.

Ist die Adresse postalisch korrekt?

Wussten Sie, dass Sie in RA-MICRO kostenfrei prüfen können, ob eine Anschrift postalisch korrekt ist? Nein? Dann probieren Sie das doch gleich einmal aus. Voraussetzung ist, dass für Ihren Benutzer in der Benutzerverwaltung die kostenfreien rmo-Zugangsdaten hinterlegt sind. Wenn Sie noch über keine Daten verfügen, können Sie diese hier beantragen.

Rufen Sie das Adressfenster auf, wählen eine bestehende Adresse und klicken Sie im unteren Bereich auf die Lupe.  In dem sich dann öffnenden Fenster wählen Sie die ABIS Adress-Formprüfung, die für Sie völlig kostenfrei ist.

Die weiteren Abfragemöglichkeiten sind kostenpflichtig, die jeweiligen Kosten werden Ihnen einmal monatlich in einer Summe berechnet und von Ihrem Konto abgebucht. Selbstverständlich können Sie in der Benutzerverwaltung von RA-MICRO festlegen, ob ein Mitarbeiter diese kostenpflichtigen Anfragen durchführen darf.

Pflege von Adressen

Sie haben jetzt festgelegt, wie in Ihrer Kanzlei Adressen zu speichern sind. Prima! Das ist der erste Schritt zu einer entspannten Mandatsbearbeitung, zumindest hinsichtlich der Kontaktdaten. Adressen leben jedoch, Mandanten/Gegner ziehen um, heiraten, lassen sich scheiden. Die Kontaktdaten ändern sich.

Bitte legen Sie keine neue Adresse an, sondern ändern die bestehende Adresse. Es wird automatisch eine Historie zu der Adresse angelegt, die Sie darüber informiert, wer wann in welchen Bereichen die entsprechende Adresse geändert hat.

Sie finden die Historie im Adressfenster in der oberen Leiste, wenn Sie eine Adressnummer aufgerufen haben, unter dem geöffneten Buch:

Sie sehen, wer wann die Adresse neu angelegt und ggf. geändert hat und können bei der entsprechenden Person noch einmal nachhaken, sollte etwas nicht korrekt gespeichert sein.

Sie möchten mehr wissen? Kein Problem!

Nehmen Sie sich die Zeit, sich mit diesem grundlegenden wichtigen Thema gut auseinanderzusetzen, damit es zukünftig in Ihrem Adressbestand keine doppelten oder falschen Adressen mehr gibt. In dem Wiki von RA-MICRO finden Sie auch zum Thema Adressen umfangreiche Informationen, sei es, wie z. B. Firmenadressen korrekt gespeichert werden oder unterschiedliche Namen innerhalb einer Adresse angelegt werden können. Klicken Sie auf das Wiki für mehr Informationen.

Hilfe benötigt?

Bei der Umsetzung in Ihrer Kanzlei unterstützen wir Sie selbstverständlich gerne, bitte nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf.